התפתחות הטכנולוגיה היא חלק מהותי משגרת החיים שלנו בכלל, ומשגרת העבודה שלנו בפרט. אחד השימושים הנפוצים בכל ארגון, קטן או גדול, הוא השימוש בדואר האלקטרוני. יחד עם זאת, השימוש בדואר אלקטרוני טומן בחובו לא מעט סכנות ובעיות אבטחה. זה הזמן להכיר את הדרכים הנכונות לשימוש בטוח בדואר אלקטרוני
דואר אלקטרוני במקום העבודה
בעידן הטכנולוגי בו אנחנו חיים, כולנו עושים שימושים שונים ומגוונים באמצעים הטכנולוגיים השונים, שנועדו להקל עלינו ולאפשר לנו לבצע פעולות שונות במהירות וביתר נוחות, מה שהפך את השימוש באמצעים הטכנולוגיים השונים לנפוץ ופופולארי במיוחד במקומות העבודה השונים.
אחד השימושים הנפוצים שכל ארגון, קטן וגדול, עושה באמצעים הטכנולוגיים השונים הוא, השימוש בדואר אלקטרוני, המאפשר לנו להעביר מסרים, קבצים ומידע אחר בקלות ובמהירות ולשמור על קשרי עבודה עם שלל גורמים, גם כאלו הנמצאים מחוץ לארגון שלנו.
מהן סכנות האבטחה בשימוש בדואר אלקטרוני?
השימוש הנפוץ שהארגונים השונים עושים בדואר האלקטרוני, הפך את הדואר האלקטרוני לאמצעי התקשורת העיקרי בסביבת העבודה ומטבע הדברים, המידע המועבר בדואר האלקטרוני מכיל לעיתים מידע עיסקי מסווג ורגיש במיוחד, דבר ההופך את הדואר האלקטרוני למטרה עבור גורמים זדוניים ופושעי סייבר.
ארגונים רבים נעזרים בחברות המספקות שירותי ענן לעסקים, כאשר אותם שירותי ענן מאפשרים את אחסון תכתובת הדואר האלקטרוני והמידע שהועבר בהן לאורך זמן. כך, השימוש בדואר אלקטרוני בארגון מזמן לא מעט סכנות אבטחה ובין הבולטות והנפוצות מביניהן הן: תוכנות זדוניות (וירוסים) וקמפיינים של פישינג (הונאת אינטרנט במטרה לגנוב מידע), היוצרים יחדיו נזקים כלכליים אדירים, שהיקפם נאמד בכמה מיליוני שקלים מידי שנה.
החשיבות של אבטחת מידע בארגון
לאור בעיות האבטחה הנלוות לשימוש בדואר האלקטרוני והנזקים העלולים להיווצר, חשוב לשמור ולהבטיח כי בארגון תתקיים רמת אבטחת מידע גבוהה ביותר, שתאפשר שימוש בטוח בדואר האלקטרוני ותקשורת מאובטחת הן בין ממשקים פנים ארגוניים והן בין גורמים מחוץ לארגון.
כיום, ניתן למצוא פתרונות אבטחת מידע רבים ומגוונים, המספקים מעטפת הגנה נרחבת ומקיפה למדי ויחד עם זאת, בכדי להבטיח שמעטפת ההגנה הזאת אכן תהיה אפקטיבית, חשוב יהיה להעלות את רמת המודעות לסכנות האבטחה בקרב עובדי הארגון עצמם ולהקנות להם את המידע הדרוש אודות שימוש בטוח בדואר האלקטרוני.
מהן הדרכים הנכונות לשימוש בטוח בדואר אלקטרוני?
בין הדרכים העיקריות לשימוש נכון ובטוח בדואר האלקטרוני נמצאות:
- לא פותחים דואר אלקטרוני לא מוכר
דואר אלקטרוני המגיע מכתובת מייל לא ידועה, עלול להכיל קבצים זדוניים ולכן, מומלץ שלא לפתוח דואר אלקטרוני מכתובת לא מוכרת ובטח שלא להיכנס לקישורים המופיעים במייל זה ו/או להוריד קבצים.
- מזהה דיגיטלי
שרתים רבים של דואר אלקטרוני מאפשרים הוספת מזהה דיגיטלי, מה שיאפשר לכם לוודא כי הדואר האלקטרוני הגיע ממקור מהימן.
- הגדרת אופן השימוש
בכדי לא לחשוף את כתובת הדואר האלקטרוני לגורמים זדוניים, מומלץ להשתמש בדואר האלקטרוני רק לצרכים ולמטרות של הארגון ולהימנע משימושים אישיים.
כיצד נקנה לעובדי הארגון את הידע הדרוש לשימוש בטוח בדואר האלקטרוני?
הידע של העובדים אודות הסכנות ודרכי השימוש הנכונות והבטוחות בדואר האלקטרוני, מהווים תשתית בסיסית לאבטחת המידע ולכן פעולות כמו סרטוני הדרכה, למידה דיגיטלית והדרכות תקופתיות, יאפשרו לכם להקנות את הידע והכלים הנדרשים לעובדים בארגון, בכדי לשמור ולהבטיח שימוש נכון ובטוח בדואר האלקטרוני.
את ההדרכות הארגוניות אודות השימוש הנכון והבטוח בדואר האלקטרוני, ניתן יהיה לבצע באמצעות מערכות למידה מתקדמות, כאשר באמצעות מערכת לניהול למידה, תוכלו לעקוב אחר ביצוע ויישום החומר הנלמד בהדרכה.
